O controle de estoque é um fator fundamental para ter uma logística saudável dentro da própria empresa, e é um dos critérios mais importante para poder afirmar que uma companhia é séria e organizada. Além do mais, é algo que ajuda a lucrar mais.
Desse modo, de nada adiantará todos os esforços nos setores de comunicação e vendas, seja para a comercialização de itens como gerador de energia predial ou mesmo de alimentos, se não houver, no âmbito interno, uma organização plena do estoque.
É justamente por tal razão que esse critério diferencia os profissionais dos amadores. Qualquer pessoa pode alcançar sucesso nos primeiros dias de venda, mas o que irá determinar se um negócio fechará as portas depois do primeiro mês é algo maior.
A organização e o controle do que entra e do que sai, tanto das peças de uma concessionária quanto dos salgados de forno para festa são um verdadeiro diferencial, e estão, por essa razão, dentre as coisas mais importantes a serem priorizadas.
Sendo assim, e para que seja possível aprofundar o conhecimento neste assunto, de modo a possibilitar uma otimização da gestão dos estoques das empresas de todos os segmentos, será de grande utilidade tratar deste tema no artigo em questão.
Para que se torne possível compreender o motivo pelo qual diferenciar as cantoneiras arredondadas das outras de modelos distintos, presentes em uma loja de materiais de construção, por exemplo, será de grande valia apresentar o conceito dessa gestão.
Ao final, e para que se torne viável não apenas aprender a teoria, mas colocar esses trabalhos em prática, o artigo será finalizado com seis dentre as principais dicas de como fazer uma gestão de estoque realmente eficiente dentro de um negócio.
Afinal, o que é o controle de estoque?
O controle de estoque, também conhecido como gestão de estoque, é o processo que visa garantir que a quantidade certa de mercadorias esteja à disposição dentro de uma organização.
Com os controles internos e de produção postos de forma adequada, essa prática garante que a companhia possa atender à demanda dos consumidores da forma mais eficaz possível, ainda que ela também trabalhe com projeto de banheiro com jardim de inverno.
O controle bem-sucedido dos estoques requer os dados das compras, novos pedidos, expedição, armazenamento, bem como o recebimento, a satisfação do cliente, a prevenção de perdas e giro, dentre diversos outros fatores.
Quando esse acompanhamento e gerenciamento é realizado de modo adequado, é possível potencializar os lucros e otimizar o índice de satisfação do cliente.
Isso é possível em virtude do fato de que as empresas passam a possuir ferramentas e dados suficientes para averiguar o seu estado atual e adequá-lo à projeção das vendas.
Além do mais, as empresas passam a dispor de uma precificação mais adequada, e ainda conseguem diminuir os custos e as perdas, o que contribui para o aumento do índice dos lucros.
Outro ponto fundamental do controle de estoque é que ele pode auxiliar a evitar grandes problemas, tais como a falta de produtos em estoque.
Além disso, essa é uma situação que deve ser evitada sempre que possível, pois pode ocasionar graves consequências a uma companhia varejista.
Uma parte importante que integra o controle de estoque é o gerenciamento da cadeia de suprimentos, que faz a administração do fluxo de matérias-primas, bens e serviços até o ponto em que a instituição ou os clientes consomem os bens.
O gerenciamento de armazém também cai de forma direta na arena do controle de estoque, onde podem ser armazenados produtos dos mais diversos, ou até mesmo matéria-prima para a confecção de um portão social de alumínio branco, por exemplo.
Esse processo contempla também a integração da codificação do produto, pontos de reordenação e relatórios, bem como todos os detalhes do produto, listas e contagens de inventário, além dos métodos de venda ou de armazenamento.
Dessa forma, a administração do armazém deve sincronizar as vendas e compras com o estoque disponível de forma eficaz e tempestiva.
Em outras palavras, o controle de estoque é um termo de abrangência superior, que abarca todo o processo de aquisição, armazenamento e venda das mercadorias.
A inserção de procedimentos adequados de controle de estoque pode auxiliar na garantia de que uma companhia esteja operando nos níveis financeiros favoráveis, e que os produtos atendam às demandas e expectativas dos clientes.
De fato, as pesquisas feitas no mercado varejista apontam que a falta de estoque pode fazer com que uma loja perca um em cada cem dos clientes obtidos.
Além do mais, grande parte dos compradores em qualquer loja não possuem o costume de adquirir um item alternativo quando o produto que está buscando não está disponível.
Essa já é uma razão suficiente para levar as companhias a adotarem um controle de estoque. Entretanto, ela não é a única.
Um controle de estoque bem aplicado pode, dentre diversas outras coisas, evitar problemas de deterioração, estocagem em excesso de determinado produto, erro nas precificação, bem como as próprias inconsistências que ocorrem entre os relatórios e o estoque físico.
Assim, os proprietários de pequenas e médias instituições podem ficar surpresos ao observar quanta ajuda eles podem ter e quanto de dinheiro eles podem economizar gerenciando de forma sábia o seu estoque.
Isso não é uma vantagem que depende especificamente do segmento de atuação. Vendendo portão basculante manual no varejo ou produtos de limpeza no atacado, a boa gestão sempre será benéfica.
Dicas de como fazer bem o controle de estoque
Por fim, e para que seja possível não ficar apenas na teoria, ou mesmo ter uma experiência apenas no campo das ideias com as estratégias de estocagem e logística, será de grande proveito finalizar este artigo com algumas orientações úteis a este respeito.
Assim, será possível adotar as melhores abordagens para administrar os estoques, bem como perceber a possibilidade de aplicar essas coisas em qualquer negócio, ainda que se deseje gerir o estoque de uma simples sede física de uma auto escola mais próxima.
Dessa forma, pode-se citar seis dentre as melhores dicas de como fazer bem uma gestão de estoque. São elas:
- Construir um inventário de estoque;
- Automatizar o controle de estoque;
- Treinar os colaboradores;
- Otimizar esse estoque;
- Estipular margem de perdas e danos;
- Calcular os custos de armazenamento.
O inventário se trata da listagem de todos os produtos armazenados e as quantidades de cada um. Trata-se justamente de um procedimento obrigatório, que exige atualizações constantes.
À medida que acontecem as entradas e saídas, é fundamental revisar os dados do fluxo de caixa e colocar as datas de movimentação.
Essa prática previne falhas e, para ser feita de modo eficiente, o recomendado é centralizá-la em um empregado específico, ou mesmo na equipe. Para isso, é bom que haja tomada para mesa de reunião nas salas, bem como as demais ferramentas necessárias.
Controlar o estoque de modo manual aumenta as chances de falhas, além do fato de ser uma tarefa que demanda bastante tempo.
Para dinamizar esse processo, é essencial automatizar o estoque, isto é, contratar um sistema que faça o registro de todas as movimentações de forma automática, e integre todas elas com outros setores, tais como o financeiro, o de vendas e o de fluxo de caixa.
Para tanto, os colaboradores precisam entender a importância de seguir todas as regras para ter um bom controle de estoque, sabendo o que deve e o que não deve ser feito.
Para que a gestão do estoque seja eficiente, toda a equipe deve estar informada sobre todas as práticas voltadas à esta gestão. É fundamental também que um líder adquira a responsabilidade pelo acompanhamento dos colaboradores.
A quantidade de itens armazenados deve estar em equilíbrio, sem ocorrência de faltas ou excessos. Para tal, é crucial conhecer a rotatividade das mercadorias, as preferências dos consumidores e as possibilidades reais de haver uma venda.
Nessa etapa, o inventário também auxilia porque proporciona uma análise importante da situação real do estoque, bem como das saídas e sazonalidades.
Ainda que o estoque seja minimamente controlado, em certas ocasiões, acontecerão as perdas. Pode até ocorrer, inclusive, uma perda dupla, tanto na compra quanto na venda, que é o caso dos itens com validade vencida.
Tendo consciência disso, é imprescindível definir um limite de perdas e danos, procurando sempre se manter dentro dessa meta.
Considerações finais
Por meio das informações abordadas neste artigo, qualquer empreendedor pode dar um novo rumo à gestão de estoque que é feita dentro do seu estabelecimento.
Mais importante ainda do que o ponto de vista estético, o controle bem feito dos estoques é o que garante que uma empresa não tenha grandes perdas, tanto de tempo quanto de dinheiro.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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